Administratorleitfaden

Dieser Leitfaden richtet sich an Organisationsadministratoren – die Personen, die dafür verantwortlich sind, wer sich anmelden kann, welche Teams vorhanden sind und wie die Organisation mit Partnern zusammenarbeitet.

Die Administration erfolgt über zwei Oberflächen:

DICE – die eigentliche App, in der die tägliche Arbeit stattfindet und Teamadministratoren Verbindungen und Freigaben verwalten.
Das DUST-Kontoportal – die Website zur Kontoverwaltung, auf der Organisationsmitgliedschaften, Teams, Einladungen und API-Schlüssel verwaltet werden. Öffnen Sie es in DICE über das Benutzermenü (oben rechts) → Kontoverwaltung.

Benutzer einladen

Benutzerkonten und Organisationsmitgliedschaften werden im DUST-Kontoportal und nicht in DICE verwaltet. Neue Mitglieder treten per Einladung bei:

Öffnen Sie das Kontoportal (Benutzermenü → Kontoverwaltung) und rufen Sie den Bereich Einladungen Ihrer Organisation auf.
Klicken Sie auf Benutzer einladen. Geben Sie im Dialogfeld Einladung erstellen die E-Mail-Adresse der einzuladenden Person ein, wählen Sie ihre Organisationsrolle (Mitglied oder Administrator) aus und weisen Sie sie optional direkt einem Team zu.
Klicken Sie auf Einladung senden. Die eingeladene Person erhält eine E-Mail mit einem Link zum Annehmen der Einladung.
Die eingeladene Person folgt dem Link, meldet sich an (oder erstellt ihr DUST-Konto) und nimmt die Einladung an. Anschließend erscheint sie in der Mitgliederliste Ihrer Organisation.

Beachten Sie Folgendes:

Einladungen laufen nach 48 Stunden ab. In der Einladungsliste können Sie eine Einladung erneut senden und dadurch ihre Gültigkeitsdauer erneuern oder eine ausstehende Einladung stornieren.
Organisationsadministratoren können nicht selbst neue Organisationen erstellen – Organisationen werden von DUST Identity bereitgestellt.
Bestehende Mitglieder werden im Bereich Benutzer der Organisation verwaltet: Dort können Sie die Rolle eines Mitglieds ändern oder es aus der Organisation entfernen.

Was ein vollkommen neuer Benutzer sieht

Ein Benutzer, der sich bei DICE anmeldet, bevor er einer Organisation und einem Team angehört, gelangt zum Bildschirm für die Kontextauswahl. Dort wird ihm mitgeteilt, dass sein Konto noch keiner Organisation oder keinem Team angehört, und die E-Mail-Adresse angezeigt, mit der er sich angemeldet hat. Welche nächsten Schritte möglich sind, hängt davon ab, ob Sie ihn bereits eingeladen haben:

Sie haben ihn eingeladen. Die Einladung wird auf diesem Bildschirm unter Ausstehende Einladungen zusammen mit der Organisation, der vorgesehenen Rolle und dem Absender angezeigt. Der Benutzer klickt auf Annehmen, und DICE übernimmt den neuen Zugriff automatisch; mit Aktualisieren lassen sich die wenigen Sekunden überbrücken, die die Übertragung der Änderung dauern kann. Weisen Sie Benutzer darauf hin, die angezeigte Einladung anzunehmen – ein Abmelden, erneutes Anmelden oder Eröffnen eines Support-Tickets ist nicht erforderlich.
Die Einladung ist abgelaufen. Sie wird als Abgelaufen · neue Einladung anfordern angezeigt. Der Benutzer kann mit Neue Einladung anfordern Ihre Administratoren benachrichtigen; Sie können im Kontoportal in der Einladungsliste Einladung erneut senden auswählen. Dadurch wird die Einladung erneuert und kann sofort angenommen werden.
Sie haben ihn nicht eingeladen. Der Bildschirm fordert den Benutzer auf, sich an den Administrator seiner Organisation zu wenden, und bietet die Option Support kontaktieren an. Nur in diesem Fall ist „Administrator kontaktieren“ der richtige erste Schritt.

Zwei Dinge sollten Sie neuen Benutzern vorab mitteilen: Einladungen sind an genau eine E-Mail-Adresse gebunden, daher müssen sie sich mit der von Ihnen eingeladenen Adresse anmelden. Sobald sie einer Organisation angehören, erscheinen spätere Einladungen unter Einladungen im DICE-Benutzermenü und nicht mehr auf diesem Bildschirm.

Weitere Informationen finden Sie in den FAQ.

Teams

Alles, was ein Benutzer in DICE tut, findet im Kontext einer Organisation und eines Teams statt – Datensätze, Ordner, Sendungen und andere Daten gehören einem Team, und Benutzer wechseln den Kontext über die Kopfzeile. Ein Benutzer muss mindestens einem Team angehören, um DICE verwenden zu können.

Die Teamverwaltung befindet sich ebenfalls im Kontoportal, und zwar im Bereich Teams Ihrer Organisation:

Team erstellen – nur für Organisationsadministratoren („Nur Organisationsadministratoren können Teams erstellen“). Ein Team benötigt lediglich einen Namen.
Mitglieder hinzufügen – wählen Sie aus den bestehenden Organisationsmitgliedern aus und suchen Sie dabei nach Name oder E-Mail-Adresse. Laden Sie Personen zunächst in die Organisation ein und fügen Sie sie anschließend den Teams hinzu.
Teamrollen – jedes Teammitglied ist entweder Mitglied („Standardmäßiger Teamzugriff“) oder Administrator („Teammitglieder verwalten“). Teamadministratoren können die Mitgliedschaft ihres eigenen Teams verwalten, ohne Organisationsadministrator sein zu müssen.
Herausgeber – eine zusätzliche Berechtigung für eine Teammitgliedschaft, die von einem Teamadministrator erteilt wird. Sie ist keine dritte Hierarchiestufe über „Mitglied“: Ein Mitglied besitzt diese Berechtigung entweder oder nicht, und Teamadministratoren besitzen sie immer. Die Herausgeberberechtigung steuert, wer die Daten des Teams öffentlich machen darf – jede Änderung im Modul Öffentliche Seiten (Erstellen und Veröffentlichen von Designs, Veröffentlichen oder Zurückziehen einer Seite, Ausrollen einer Version sowie Starten oder Abbrechen einer Veröffentlichungsserie) erfordert diese Berechtigung. Mitglieder ohne diese Berechtigung können das Modul weiterhin öffnen und Designs, den Versionsverlauf, veröffentlichte Seiten und Seitenaktivitäten einsehen. Auch Service Accounts können diese Berechtigung erhalten, sodass eine Integration Veröffentlichungen vornehmen kann, ohne dass eine Person den Vorgang steuert.
Umbenennen oder entfernen – über die Einstellungen des Teams.

Teamadministratoren erhalten auch innerhalb von DICE zusätzliche Funktionen: Der Bereich für Teamadministratoren in der Seitenleiste, beispielsweise Verbindungen, wird nur Administratoren des aktiven Teams angezeigt.

Organisationsübergreifende Zusammenarbeit einrichten

Die Zusammenarbeit mit einer anderen Organisation beginnt mit einer Verbindung zwischen einem Ihrer Teams und einem Team der anderen Organisation. Das Einrichten einer Verbindung ist eine Administratoraufgabe – der Bestätigungsprozess wird von Teamadministratoren beider Seiten durchgeführt. Unter Verbindungen finden Sie den vollständigen Ablauf einschließlich der Verbindungsrichtung, die festlegt, wer senden und wer empfangen darf.

Nachdem eine Verbindung bestätigt wurde:

Teams können Datensätze und Ordner für das Partnerteam freigeben – siehe Freigaben und Zugriff.
Teams können Sendungen versenden, um Datensätze an die Partnerorganisation zu übertragen, sofern die Richtung der Verbindung dies zulässt.

Modulverfügbarkeit

DICE ist modular aufgebaut. Funktionen wie Sendungen, Zertifikate, Vlinks, Aufteilen, Öffentliche Seiten, Verbindungen und Freigaben werden von DUST Identity pro Organisation aktiviert – ein Organisationsadministrator kann sie nicht selbst im Produkt ein- oder ausschalten.

Wenn ein Modul für Ihre Organisation deaktiviert ist, werden die zugehörigen Navigationseinträge vollständig ausgeblendet; Benutzer sehen keinen gesperrten oder ausgegrauten Eintrag. Wenn Ihr Team fragt: „Wo ist Funktion X?“, prüfen Sie zunächst, ob das Modul aktiviert ist, bevor Sie mit der weiteren Fehlerbehebung beginnen.

Um zu ändern, welche Module für Ihre Organisation aktiviert sind, wenden Sie sich an support@dustidentity.com.

API-Zugriff

Für den programmgesteuerten Zugriff auf die DUST-Plattform werden Service Accounts verwendet – maschinelle Identitäten im Eigentum Ihrer Organisation –, die im Kontoportal verwaltet werden (Organisationsseite → Registerkarte Service Accounts). Ein Service Account gehört genau einer Organisation, kann wie ein Mitglied Zugriff auf Teams erhalten, und jede von ihm ausgeführte Aktion wird ihm im Aktivitätsverlauf zugeordnet. Zum Erstellen und Verwalten von Service Accounts müssen beide folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

Sie sind Administrator der Organisation und
Service Accounts sind für diese Organisation von DUST Identity aktiviert. Sind sie nicht aktiviert, wird auf der Registerkarte eine Aufforderung angezeigt, sich unter support@dustidentity.com zu melden, um Zugriff anzufordern.

Jeder Service Account kann über API-Schlüssel und/oder einen OAuth-Client für client_credentials verfügen. Geheimnisse für Anmeldedaten werden bei der Erstellung einmalig angezeigt – kopieren Sie sie sofort. Mehrere Anmeldedaten können gleichzeitig aktiv sein, sodass eine Rotation ohne Ausfallzeit möglich ist; der Zeitpunkt der letzten Verwendung jeder Anmeldeinformation ist im Portal sichtbar. Wird ein Service Account deaktiviert, kann er sofort keine neuen Token mehr abrufen.

Zur Nachverfolgbarkeit kann die Richtlinie eines Service Accounts für die Zuordnung zum Bediener auf erforderlich gesetzt werden. Dadurch müssen seine API-Schreibvorgänge angeben, welche Person die jeweilige Aktion ausgelöst hat, beispielsweise anhand einer Mitarbeiterausweis-ID – siehe API-Authentifizierung.

Unter API-Authentifizierung erfahren Sie, wie Sie API-Anfragen authentifizieren. Die URLs der Umgebungen finden Sie unter Umgebungen.

Kurzübersicht

Aufgabe	Ort
Benutzer einladen, Mitglieder und Rollen verwalten	DUST-Kontoportal → Organisation → Benutzer / Einladungen
Teams erstellen, Teammitgliedschaften verwalten	DUST-Kontoportal → Organisation → Teams
Verbindung mit einer Partnerorganisation herstellen	DICE → Verbindungen (Teamadministratoren; siehe Verbindungen)
Datensätze oder Ordner teamübergreifend freigeben	DICE (siehe Freigaben und Zugriff)
Module aktivieren oder deaktivieren	Wenden Sie sich an support@dustidentity.com
Service Accounts und API-Anmeldedaten	DUST-Kontoportal → Organisation → Service Accounts (siehe API-Authentifizierung)

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